Muchas veces nos corresponde asistir a un
congreso en representación de la empresa o queremos asistir porque se aborda un
tema que nos interesa.
¿Es usted de los que piensa que es solamente
ir y asistir?
No lo tome así, porque podría perder una
oportunidad muy valiosa de sacar el máximo provecho de esta clase de eventos.
Los congresos son los eventos por excelencia
para dos cosas (al menos laboralmente hablando): generar redes de contactos y
actualizarse en algún tema en particular. El orden en que puse las dos cosas no
es aleatorio… Y sí, participar en un congreso es algo que se puede planificar, ejecutar y controlar.
Primero considere que existen diversos tipos
de congresos:
· Los hay académicos, que son aquellos donde se reúnen mayoritariamente
investigadores y estudiantes del área de la administración de empresas o el
management. Existen congresos académicos muy grandes, con mucha cantidad de asistentes
y que tratan temas muy amplios (usualmente todas las áreas de la
administración). Estos congresos tienen un formato donde se intercalan
conferencias magistrales con sesiones paralelas dedicadas a temas en concreto y
usualmente duran de dos a tres días. También existen congresos académicos muy
acotados que tratan temas muy puntuales y en los cuales participa menos
cantidad de personas.
· Por otro lado existen congresos más de índole práctico, es decir
enfocados en brindar experiencias, metodologías y mejores prácticas a las
personas que laboran en las empresas u organizaciones. Acá lo más común es que
sean solamente sesiones plenarias donde todos los participantes reciben
conferencias, exposiciones o foros, y lo más habitual es que duren solamente un
día.
Igual lo anterior no está escrito en piedra,
en el medio pueden haber diversas combinaciones de estos dos tipos.
Bien, una vez decidido el tipo de congreso
que le interesa (o al que le corresponde asistir), el siguiente paso es
planificar su participación.
Por ejemplo, en el tema de las redes de
contactos: ¿Cuál es su objetivo? ¿Quiere conocer gente que le pueda ayudar en
un proyecto en particular? ¿Busca personas que puedan convertirse en sus
asesores o proveedores quizá? ¿Cuántas personas sería su meta conocer? Tenga en
cuenta que sentarse con una persona que usted no conoce y hablar de futbol por
15 minutos en cada receso del congreso no califica como hacer networking…
Si efectuar labor de networking se le
dificulta, quizá un post que publiqué anteriormente sobre cómo ser más efectivo
en esta labor, le pueda ayudar. Al final de este blog le dejo el link.
El siguiente tema, ¿cuáles tópicos le
interesan? Si su congreso es de los que estilan efectuar solamente sesiones
plenarias con todos los participantes concurriendo a ellas esta decisión será
más sencilla, es solo seguir el programa. Pero si el congreso tiene sesiones
simultáneas le corresponderá hacer un análisis de los temas y planificar a cuáles
asistirá, en cuáles salas se dictarán dichos temas, debe ver cuánto tiempo le
puede tomar desplazarse entre salas (en algunos mega-congresos este es todo un
tema). Además tenga un plan B listo, pues a veces sucede que los programas
cambian, la sala se pueden llenar o algún ponente se ausenta de último momento.
Esa es la planificación básica del congreso.
Si el mismo es en otro país toca añadir la planificación del viaje, pero eso es
otro tema que luego podemos abordar en otro post si ustedes gustan.
Durante el congreso viene la ejecución.
Acá lo importante es disfrutar el evento, no
ser tímido y relacionarse con la mayor cantidad posible de personas. Al respecto, hace poco me decía una estimada
alumna, Catalina Núñez, que su experiencia asistiendo al congreso de la
Sociedad Latinoamericana de Estrategia (SLADE) como alumna becada por su
rendimiento académico en el TEC la había marcado. La experiencia fue súper
valiosa para su formación profesional. Al inicio ella misma reconoce que estaba
tímida pero conforme fue entrando en calor participó en las sesiones
preguntando, comentando y conoció (les habló de su proyecto de investigación y
consiguió sus datos para futuras entrevistas) ¡a 10 personas! Vale que empezó
tímidamente…
Finalmente, control.
Una vez que regrese a su oficina haga un
pequeño informe o bitácora de las cosas aprendidas, de los contactos efectuados
y de sus impresiones del congreso. A los contactos generados mándeles un correo
para dejar abierto el canal de comunicación y luego búsquelos en LinkedIn.
Siguiendo estos sencillos pasos se le puede
sacar el máximo provecho a los congresos.
¿Tiene algún tip o sugerencia adicional que
compartir en la materia?, me gustaría conocerlos.
Links sugeridos
Cómo ser más efectivo haciendo networking:
Algunos congresos sugeridos si no sabe por
dónde empezar a buscar:
