jueves, 19 de julio de 2018

¿Va para un congreso? Planifique cómo sacarle máximo provecho

Muchas veces nos corresponde asistir a un congreso en representación de la empresa o queremos asistir porque se aborda un tema que nos interesa.

¿Es usted de los que piensa que es solamente ir y asistir?

No lo tome así, porque podría perder una oportunidad muy valiosa de sacar el máximo provecho de esta clase de eventos.

Los congresos son los eventos por excelencia para dos cosas (al menos laboralmente hablando): generar redes de contactos y actualizarse en algún tema en particular. El orden en que puse las dos cosas no es aleatorio… Y sí, participar en un congreso es algo que se puede planificar, ejecutar y controlar.

Primero considere que existen diversos tipos de congresos:

·       Los hay académicos, que son aquellos donde se reúnen mayoritariamente investigadores y estudiantes del área de la administración de empresas o el management. Existen congresos académicos muy grandes, con mucha cantidad de asistentes y que tratan temas muy amplios (usualmente todas las áreas de la administración). Estos congresos tienen un formato donde se intercalan conferencias magistrales con sesiones paralelas dedicadas a temas en concreto y usualmente duran de dos a tres días. También existen congresos académicos muy acotados que tratan temas muy puntuales y en los cuales participa menos cantidad de personas.

·   Por otro lado existen congresos más de índole práctico, es decir enfocados en brindar experiencias, metodologías y mejores prácticas a las personas que laboran en las empresas u organizaciones. Acá lo más común es que sean solamente sesiones plenarias donde todos los participantes reciben conferencias, exposiciones o foros, y lo más habitual es que duren solamente un día.

Igual lo anterior no está escrito en piedra, en el medio pueden haber diversas combinaciones de estos dos tipos.

Bien, una vez decidido el tipo de congreso que le interesa (o al que le corresponde asistir), el siguiente paso es planificar su participación.

Por ejemplo, en el tema de las redes de contactos: ¿Cuál es su objetivo? ¿Quiere conocer gente que le pueda ayudar en un proyecto en particular? ¿Busca personas que puedan convertirse en sus asesores o proveedores quizá? ¿Cuántas personas sería su meta conocer? Tenga en cuenta que sentarse con una persona que usted no conoce y hablar de futbol por 15 minutos en cada receso del congreso no califica como hacer networking…

Si efectuar labor de networking se le dificulta, quizá un post que publiqué anteriormente sobre cómo ser más efectivo en esta labor, le pueda ayudar. Al final de este blog le dejo el link.

El siguiente tema, ¿cuáles tópicos le interesan? Si su congreso es de los que estilan efectuar solamente sesiones plenarias con todos los participantes concurriendo a ellas esta decisión será más sencilla, es solo seguir el programa. Pero si el congreso tiene sesiones simultáneas le corresponderá hacer un análisis de los temas y planificar a cuáles asistirá, en cuáles salas se dictarán dichos temas, debe ver cuánto tiempo le puede tomar desplazarse entre salas (en algunos mega-congresos este es todo un tema). Además tenga un plan B listo, pues a veces sucede que los programas cambian, la sala se pueden llenar o algún ponente se ausenta de último momento.

Esa es la planificación básica del congreso. Si el mismo es en otro país toca añadir la planificación del viaje, pero eso es otro tema que luego podemos abordar en otro post si ustedes gustan.

Durante el congreso viene la ejecución.

Acá lo importante es disfrutar el evento, no ser tímido y relacionarse con la mayor cantidad posible de personas.  Al respecto, hace poco me decía una estimada alumna, Catalina Núñez, que su experiencia asistiendo al congreso de la Sociedad Latinoamericana de Estrategia (SLADE) como alumna becada por su rendimiento académico en el TEC la había marcado. La experiencia fue súper valiosa para su formación profesional. Al inicio ella misma reconoce que estaba tímida pero conforme fue entrando en calor participó en las sesiones preguntando, comentando y conoció (les habló de su proyecto de investigación y consiguió sus datos para futuras entrevistas) ¡a 10 personas! Vale que empezó tímidamente…

Finalmente, control. 

Una vez que regrese a su oficina haga un pequeño informe o bitácora de las cosas aprendidas, de los contactos efectuados y de sus impresiones del congreso. A los contactos generados mándeles un correo para dejar abierto el canal de comunicación y luego búsquelos en LinkedIn.

Siguiendo estos sencillos pasos se le puede sacar el máximo provecho a los congresos.

¿Tiene algún tip o sugerencia adicional que compartir en la materia?, me gustaría conocerlos.


Links sugeridos

Cómo ser más efectivo haciendo networking: 

Algunos congresos sugeridos si no sabe por dónde empezar a buscar:



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