Feliz año nuevo y 5 tips para una efectiva ejecución de sus planes en 2019

Siempre en esta época del año florecen los buenos propósitos y empezamos a pensar en los planes e ideas que tenemos para el año nuevo.

Pero además, habitualmente descubrimos que muchos de los planes que teníamos para el año recién finalizado no los ejecutamos. Esto aplica para los sempiternos planes de bajar de peso, hacer ejercicio, dedicar tiempo a algo que nos interesa, entre otras cosas.

En las empresas y organizaciones también tenemos esos temas que nunca se concretan y cada año nuevo los ponemos de nuevo en el plan (dedicar tiempo a la estrategia, hacer innovaciones, mejorar la comprensión de nuestros clientes, etc.)

Por ello, esta vez, en lugar de darle ideas o tips sobre cómo hacer planes para el año nuevo, quiero compartir cinco ideas para ejecutar los planes


1) Establezca prioridades 
Un elemento básico que no debemos olvidar es que hacer un plan (personal o empresarial) significa establecer prioridades. Entonces, aunque suene redundante, el primer paso para una buena ejecución es tener un buen plan...obvio!!  Pero, ¿por qué fallamos entonces?

Muchas veces porque los planes están desconetados de la realidad de la empresa o la persona. Otras veces porque no establecemos buenas prioridades. Acá resulta muy útil recordar la clasificación de importante versus urgente. Las actividades importantes y urgentes van primero, pero deberíamos abrir espacio para las no urgentes pero si importantes (digamosles tipo 2). Esas son las que producen réditos a largo plazo y nos evitan estar siempre atendiendo emergencias (las urgentes e importantes muchas veces son emergencias).

Una forma divertida de verlo es esta imagen que encontré en Google:

2) Aprenda a decir que no
 Volviendo a la pregunta ¿entonces por qué nos cuesta tanto ejecutar lo planificado? En mi opinión uno de los elementos esenciales, es que no sabemos o no queremos decir que no. Decir que no a reuniones donde no aporto ni recibo algo, decir que no a proyectos que no están alineados con las prioridades, decir que no a personas que "consumen tiempo" sin aportarnos nada, decir que no a los distractores que todos tenemos (mucha tv, muchas redes sociales, muchas actividades poco productivas, cada quien sabe cuales son esas actividades en su caso).

Entonces, aprenda a decir que no. Sea firme y respetuoso pero aprenda cómo decir que no.

3) Administre su tiempo como su recurso más valioso
En muchas ocasiones el tiempo es nuestro recurso más importante. Por ende hay que tratarlo como tal. Maneje su agenda activamente, sea proactivo en lugar de reactivo. Usted debe manejar su agenda y no al revés. Si alguien maneja su agenda gire instrucciones concretas sobre cómo hacerlo. Muchas veces, por ejemplo, cuanto más alto estemos en la jerarquía organizacional alguien nos maneja la agenda, pero sin que le demos instrucciones de cómo hacerlo... eso es un suicidio organizacional !! ¿Quién entonces tendrá poder de decisión sobre el tiempo, su recurso mas valioso?



4) Aplique una rutina de ejecución

En mi caso una rutina de ejecución implica un espacio físico y un horario. Por ejemplo, cuando tengo que leer o escribir soy más efectivo en la mañana temprano, preferiblemente fuera de mi oficina. Así evito las distracciones y me concentro. Por ende, en mi caso trato cuando está a mi alcance de programar reuniones en la tarde. En otros casos, conozco gente que es mucho más productiva en horas de la noche, o que no puede trabajar desde su casa.

Otro elemento importante para tratar de tener una rutina de ejecución son los horarios fijos. Si su trabajo se lo permite, lo que yo recomiendo es tener bloques fijos de días estalecidos para efectuar  trabajos específicos. Por ejemplo, saber que los lunes en la tarde son para tales actividades o que todos los días de 8 a 9 en la mañana haré tales cosas.

Alguna gente me ha dicho que eso es muy rutinario y dificil de ejecutar. Puede ser, pero en mi experiencia es la mejor forma de dedicarle tiempo a las actividades de tipo no urgente pero si importantes (las que definimos como tipo 2). Caso contrario, si usted solo "se deja llevar por el flujo del día", (o por lo que alguien más le puso en agenda) lo más seguro es que terminará gastando su día en actividades de tipo urgente e importante (tipo 1) o peor aún las de tipo 3 y 4 (y salvo un médico o el personal de apoyo en la sala de urgencias de un hospital, no se de alguien que tenga que dedicar
todo el día a atender emergencias).

5) Mejore su capacidad de delegación 
Saber delegar es un arte y una ciencia. Existen muchos recursos (vídeos, lecturas, blogs) donde puede estudiar la mejor forma de delegar. Para nuestros efectos, es importante considerar que delegar implica definir cuidadosamente  las tareas que se delegarán, seleccionar a las personas que están capacitadas para asumirlas, establecer metas y trabajar por ellas (en lugar de por acciones concretas), estar abiertos a la comunicación constante, dar feedback y controlar /evaluar en función de los resultados.

Espero que estas cinco ideas le puedan ayudar a mejorar su capacidad de ejecución y así al finalizar cada año pueda constatar como avanzó con respecto al anterior de forma más efectiva.

Si usted tiene otras ideas sobre cómo mejorar la ejecución me gustaría conoocerlas.

Soy jefe por primera vez… ¿y ahora qué hago?

Por mi trabajo como profesor en el TEC, tengo la suerte que, a veces ex alumnos me contactan para contarme cómo les va en sus empresas y pedirme consejos. Hace poco me escribió un apreciado ex alumno con la pregunta que arranca este post...

Soy jefe… ¿y ahora qué hago? 

Después de responderle que lo celebrara mucho y que me alegraba por él, quise darle algunos consejos generados por la investigación en liderazgo, así como por mi propia experiencia.

En primer lugar, debemos tener claro que experimentará un cambio de rol importante. Ya deja de ser uno el “técnico” que hace o ejecuta las funciones y cambia por otro que “lidera” para lograr que la ejecución sea por medio de otras personas. Eso es vital tenerlo claro.

Lo primero  a considerar es: 

• Recuerde a sus jefes tóxicos y NO los imite…
• Recuerde a sus buenos jefes e imítelos…

Para ir cultivando su propio estilo tenga en cuenta también estos factores.

Mantenga la comunicación abierta. De nuevo, recuerde que su rol ahora será obtener resultados con el apoyo de otras personas, ya no se espera que usted produzca individualmente, sino como parte de un equipo al cual usted lidera. Por ello es vital la constante comunicación con sus compañeros, esté siempre disponible.

 

Aprenda a delegar. Delegar es arte y ciencia, practíquelo constantemente. Una buena delegación tiene varias fases: escoger a la persona idónea para la delegación, establecer las metas y el beneficio esperado, dar suficiente información, delegar responsabilidad y autoridad acorde a lo requerido, controlar por resultados, establecer fechas y reglas claras, dar feedback y reiniciar el ciclo incorporando lecciones aprendidas.

Administre su tiempo, defiéndalo. Si alguien le va a llevar la agenda dele instrucciones precisas. Esto es vital. Antes mencioné que uno debe estar siempre disponible para sus compañeros, pero de forma ordenada. Trate siempre de manejar su agenda en lugar que la agenda lo maneje a usted.

Tenga varios círculos de confianza y apoyo/feedback. Esto es muy valioso, rodéese de gente que sea de su confianza, a la cual pueda acudir en busca de consejos, información o ideas. Dedique tiempo a crear pequeños círculos de personas que se convierten en sus confidentes y consejeros, gente experimentada que ya haya pasado por esa ruta. Incluso gente que no sepa nada de administración ni de su empresa, pueden ser fuente muy valiosa de ideas creativas o e innovadoras para aplicar en su vida profesional.

Si usted va a ser jefe por primera vez, ¿cuáles de estas ideas le parece mejor aplicar de primero? Si usted ya fue jefe por primera vez, ¿cuénteme qué cosas hizo?